Accordo sul trattamento dei dati

01Oggetto e ambito di applicazione

Il presente Accordo sul trattamento dei dati (di seguito, l’"Accordo") disciplina il trattamento di dati personali che Innovageo Software SLU, con codice fiscale CIF B70993019 e sede in Plaza Vicente Andrés Estellés nº2 Bajo, 46950 Xirivella (Spain) (di seguito, "Innovageo Software" o il "Responsabile del trattamento"), effettua per conto del Cliente (di seguito, il "Titolare del trattamento") in occasione della prestazione dei servizi dell’applicazione neobora.ai.

Il presente Accordo è parte integrante dei Termini di servizio ed è concluso in adempimento dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della legge organica spagnola 3/2018, in materia di protezione dei dati personali e garanzia dei diritti digitali. L’accettazione dei Termini di servizio implica l’accettazione del presente Accordo.

Il presente Accordo si applica unicamente ai dati personali che il Titolare del trattamento tratta attraverso l’Applicazione per conto proprio, ossia a quelli contenuti nei dati e contenuti che carica nel cloud dell’Applicazione. Non si applica ai dati dell’account e di fatturazione del Cliente stesso, rispetto ai quali Innovageo Software agisce in qualità di titolare del trattamento conformemente alla propria Informativa sulla privacy, né ai file che l’utente apra unicamente in locale con l’Applicazione Desktop, ai quali Innovageo Software non accede.

02Descrizione del trattamento

Conformemente all’articolo 28, paragrafo 3, del GDPR, il trattamento affidato è descritto nei termini seguenti:

Spetta esclusivamente al Titolare del trattamento determinare quali dati personali incorpora nell’Applicazione. Innovageo Software non interviene in tale decisione e non effettua un esame preventivo del contenuto dei dati che il Titolare del trattamento carica.

03Istruzioni del Titolare del trattamento

Innovageo Software tratterà i dati personali unicamente seguendo le istruzioni documentate del Titolare del trattamento. Costituiscono istruzioni documentate il presente Accordo, i Termini di servizio e le disposizioni che il Titolare del trattamento impartisce mediante la configurazione e l’uso delle funzionalità dell’Applicazione.

Innovageo Software non utilizzerà i dati personali per finalità proprie, non li comunicherà a terzi salvo nei casi previsti dal presente Accordo o per obbligo di legge, e non adotterà decisioni sul loro trattamento diverse da quelle necessarie per prestare i servizi.

Qualora Innovageo Software ritenesse che un’istruzione del Titolare del trattamento violi la normativa in materia di protezione dei dati, glielo comunicherà senza ritardo ingiustificato, essendo legittimata a sospendere l’esecuzione di tale istruzione fino a quando il Titolare del trattamento la confermi o la modifichi.

Il Titolare del trattamento garantisce di disporre della base giuridica necessaria per il trattamento che affida, di aver informato gli interessati conformemente agli articoli 13 e 14 del GDPR, e di aver valutato, ove ricorra, la necessità di effettuare una valutazione d’impatto. Il Titolare del trattamento risponderà nei confronti di Innovageo Software delle conseguenze dell’inadempimento di tali garanzie.

04Riservatezza e personale autorizzato

Innovageo Software manterrà la riservatezza dei dati personali ai quali acceda in occasione dell’incarico, obbligo che permarrà dopo la cessazione del rapporto.

L’accesso ai dati personali sarà limitato al personale che necessiti di conoscerli per prestare i servizi. Innovageo Software garantisce che tale personale è stato informato dei propri obblighi ed è soggetto a un obbligo di riservatezza di natura contrattuale o legale.

05Misure di sicurezza

Innovageo Software applicherà le misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza appropriato al rischio, conformemente all’articolo 32 del GDPR, tenendo conto dello stato della tecnica, dei costi di attuazione, nonché della natura, dell’ambito, del contesto e delle finalità del trattamento.

Tali misure comprendono, tra le altre, il controllo degli accessi mediante autenticazione individuale e gestione dei permessi per Progetto, la cifratura delle comunicazioni, la segregazione logica delle informazioni di ciascun cliente, la registrazione dell’attività rilevante, e l’effettuazione di backup nei termini previsti dai Termini di servizio.

Spetta al Titolare del trattamento configurare adeguatamente i permessi dei propri Progetti e il carattere pubblico o riservato dei geoportali che pubblica, nonché valutare preventivamente l’opportunità di pubblicare dati che possano contenere informazioni personali. Innovageo Software non risponde delle conseguenze di una configurazione di visibilità decisa dal Titolare del trattamento.

06Sub-responsabili del trattamento

Il Titolare del trattamento autorizza in via generale Innovageo Software a ricorrere ad altri responsabili del trattamento (sub-responsabili) per la prestazione dei servizi. Innovageo Software imporrà a tali sub-responsabili, per via contrattuale, obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli previsti dal presente Accordo, e risponderà del loro operato nei termini dell’articolo 28, paragrafo 4, del GDPR.

Alla data del presente Accordo, i sub-responsabili sono i seguenti:

Innovageo Software comunicherà al Titolare del trattamento, mediante avviso inviato all’indirizzo e-mail associato all’Account oppure mediante notifica nell’Applicazione, qualsiasi inserimento o sostituzione di sub-responsabili, con un preavviso minimo di trenta (30) giorni di calendario. Entro tale termine il Titolare del trattamento potrà opporsi per motivi ragionevoli relativi alla protezione dei dati; in mancanza di una soluzione, il Titolare del trattamento potrà risolvere i Termini di servizio senza penale, con rimborso della parte proporzionale delle somme corrisposte e non consumate, il che costituirà il suo rimedio unico a tale titolo.

07Ubicazione dei dati e trasferimenti internazionali

Il Titolare del trattamento seleziona, al momento di creare il proprio account, la regione nella quale desidera che siano ospitati i dati dei propri Progetti. Innovageo Software non trasferirà i dati ospitati verso una regione diversa da quella selezionata senza averlo previamente comunicato al Titolare del trattamento.

Quando la regione selezionata dal Titolare del trattamento si trovi all’interno dello Spazio economico europeo, il trattamento sarà effettuato in tale territorio, fermi restando gli accessi remoti puntuali dell’assistenza tecnica necessari per la prestazione del servizio.

08Assistenza al Titolare del trattamento

Diritti degli interessati. Spetta al Titolare del trattamento dare seguito alle richieste di esercizio dei diritti che riceva dagli interessati. Innovageo Software metterà a sua disposizione le funzionalità dell’Applicazione che consentono di accedere ai dati ospitati, rettificarli, esportarli e cancellarli. Qualora un interessato indirizzasse la propria richiesta direttamente a Innovageo Software, questa la trasmetterà al Titolare del trattamento senza ritardo ingiustificato, senza darvi seguito per conto proprio.

Innovageo Software presterà al Titolare del trattamento, tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni di cui disponga, l’assistenza ragionevole che questi le richieda per l’adempimento dei propri obblighi in materia di sicurezza, notifica di violazioni dei dati personali, valutazioni d’impatto e consultazioni preventive dell’autorità di controllo. Quando tale assistenza eccede la messa a disposizione delle informazioni e delle funzionalità già esistenti nell’Applicazione, Innovageo Software potrà addebitare al Titolare del trattamento un costo ragionevole, previamente comunicato e accettato.

09Violazioni dei dati personali

Innovageo Software notificherà al Titolare del trattamento, senza ritardo ingiustificato da quando ne abbia conoscenza effettiva, qualsiasi violazione della sicurezza dei dati personali trattati per conto del Titolare del trattamento, mediante avviso all’indirizzo e-mail associato all’Account.

La notifica includerà le informazioni di cui Innovageo Software disponga in quel momento sulla natura della violazione, le categorie e il numero approssimativo di interessati e di registrazioni interessate, le possibili conseguenze e le misure adottate o proposte per porre rimedio alla violazione e attenuarne gli effetti. Quando non risulti possibile fornire tali informazioni contestualmente, esse saranno completate in modo graduale senza ritardo ingiustificato.

10Informazione e audit

Innovageo Software metterà a disposizione del Titolare del trattamento le informazioni ragionevolmente necessarie per dimostrare l’adempimento degli obblighi dell’articolo 28 del GDPR, mediante la documentazione descrittiva delle proprie misure tecniche e organizzative e, ove disponibili, le relazioni o certificazioni di cui disponga rispetto alla propria infrastruttura e ai propri sub-responsabili.

Il diritto di audit del Titolare del trattamento si intenderà soddisfatto con la consegna della documentazione che precede. Soltanto quando tale documentazione risulti oggettivamente insufficiente, oppure quando lo esiga un’autorità di controllo competente, il Titolare del trattamento potrà effettuare un audit, che sarà soggetto alle seguenti condizioni: preavviso minimo di trenta (30) giorni di calendario; un solo audit per anno civile, salvo richiesta dell’autorità di controllo o violazione della sicurezza accertata; ambito limitato ai trattamenti oggetto del presente Accordo; svolgimento in orario di lavoro e senza incidere sulla disponibilità del servizio né sulla riservatezza delle informazioni di altri clienti; assoggettamento del personale incaricato dell’audit a un obbligo di riservatezza; e assunzione da parte del Titolare del trattamento dei propri costi e dei costi ragionevoli che l’audit generi a Innovageo Software.

11Cancellazione e restituzione dei dati

Alla cessazione della prestazione dei servizi, Innovageo Software cancellerà i dati personali trattati per conto del Titolare del trattamento, conformemente ai termini previsti dai Termini di servizio: durante i trenta (30) giorni di calendario successivi alla fine dell’ultimo periodo di fatturazione i dati saranno conservati in modalità di sola lettura, affinché il Titolare del trattamento possa scaricarli o esportarli mediante le funzionalità dell’Applicazione, e trascorso tale termine saranno eliminati definitivamente.

I backup esistenti saranno eliminati conformemente al loro ciclo ordinario di rotazione, entro i trenta (30) giorni di calendario successivi, senza che Innovageo Software effettui cancellazioni selettive all’interno di tali backup.

Fermo quanto precede, Innovageo Software potrà conservare i dati personali che risultino necessari per l’adempimento di un obbligo di legge, oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, debitamente bloccati e per il termine di prescrizione delle azioni corrispondenti.

12Responsabilità

La responsabilità delle Parti nell’ambito del presente Accordo è disciplinata dall’articolo 82 del GDPR e, quanto al rapporto contrattuale tra esse, dai limiti ed esclusioni previsti dalla clausola "Garanzie e responsabilità" dei Termini di servizio, che si applicano in modo congiunto e cumulato ai Termini di servizio e al presente Accordo.

Ciascuna Parte risponderà delle sanzioni e degli indennizzi che le siano imposti per cause a essa esclusivamente imputabili.

13Durata, modifica e prevalenza

Il presente Accordo entra in vigore con l’accettazione dei Termini di servizio e rimarrà vigente finché Innovageo Software tratti dati personali per conto del Titolare del trattamento.

Innovageo Software potrà modificare il presente Accordo per adeguarlo a novità normative, a provvedimenti delle autorità di controllo o a cambiamenti nei servizi, comunicandolo con un preavviso minimo di trenta (30) giorni di calendario conformemente alla procedura prevista dai Termini di servizio.

In caso di contraddizione tra il presente Accordo e i Termini di servizio in materia di protezione dei dati personali, prevarrà quanto disposto dal presente Accordo. Per quanto non espressamente previsto, si applicherà quanto disposto dai Termini di servizio.