Neobora · Encàrrec de tractament

01Objecte i àmbit

El present Acord d’Encàrrec de Tractament (d’ara endavant, l’"Acord") regula el tractament de dades personals que Innovageo Software SLU, amb CIF B70993019 i domicili en Plaça Vicente Andrés Aquestllés nº2 Baix, 46950 Xirivella (Spain) (d’ara endavant, "Innovageo Software" o l’"Encarregada"), realitza per compte del Client (d’ara endavant, el "Responsable") amb motiu de la praquestació dels serveis de l’aplicació neobora.ai.

Aquest Acord forma part integrant dels Termes del Servei i es celebra en compliment de l’article 28 del Reglament (UE) 2016/679 (RGPD) i de la Llei Orgànica 3/2018, de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals. L’acceptació dels Termes del Servei implica l’acceptació del present Acord.

Aquest Acord s’aplica únicament a les dades personals que el Responsable tracti a través de l’Aplicació per compte propi, és a dir, a les que estiguin contingudes en les dades i continguts que pugi al núvol de l’Aplicació. No s’aplica a les dades del compte i de facturació del propi Client, respecte de les quals Innovageo Software actua com a responsable del tractament conforme a la seva Política de Privacitat, ni als fitxers que l’usuari obri únicament en local amb l’Aplicació d’Escriptori, als quals Innovageo Software no accedeix.

02Descripció del tractament

Conforme a l’article 28.3 del RGPD, el tractament encarregat queda descrit en els termes següents:

Element

Descripció

Objecte

Allotjament, emmagatzematge, processament, visualització i publicació de dades geoespacials per compte del Responsable, a través de les funcionalitats de l’Aplicació.

Finalitat

Exclusivament la praquestació dels serveis contractats pel Responsable, conforme a les seves instruccions.

Naturalesa de les operacions

Recollida, registre, conservació, organització, extracció, consulta, comunicació per transmissió, difusió, confrontació, interconnexió, limitació i supressió.

Tipus de dades personals

Les que el Responsable decideixi incorporar als seus Projectes. Amb caràcter general: dades identificatives i de contacte dels usuaris que el Responsable convidi als seus Projectes, i aquelles dades personals que puguin aquestar contingudes en les dades geoespacials, imatges o documents que el Responsable pugi (entre altres, imatges en les quals puguin aparèixer persones, vehicles, habitatges o elements identificables, i dades associades a referències cadastrals o adreces).

Categories d’interessats

Les que determini el Responsable. Amb caràcter general: usuaris autoritzats pel Responsable i persones que puguin resultar identificables a partir de les dades que el Responsable tracti a través de l’Aplicació.

Duració

La de la vigència dels Termes del Servei, més els terminis de conservació previstos en la clàusula "Supressió i devolució de les dades".

Correspon en exclusiva al Responsable determinar quines dades personals incorpora a l’Aplicació. Innovageo Software no intervé en dita decisió i no realitza un examen previ del contingut de les dades que el Responsable puja.

03Instruccions del Responsable

Innovageo Software tractarà les dades personals únicament seguint les instruccions documentades del Responsable. Tenen la consideració d’instruccions documentades el present Acord, els Termes del Servei i les ordres que el Responsable imparteixi mitjançant la configuració i l’ús de les funcionalitats de l’Aplicació.

Innovageo Software no utilitzarà les dades personals per a finalitats pròpies, no les cedirà a tercers excepte en els supòsits previstos en aquest Acord o per obligació legal, i no adoptarà decisions sobre el seu tractament distintes de les necessàries per a praquestar els serveis.

Si Innovageo Software considerés que una instrucció del Responsable infringeix la normativa de protecció de dades, li ho comunicarà sense dilació indeguda, quedant facultada per a suspendre l’execució de dita instrucció fins que el Responsable la confirmi o la modifiqui.

El Responsable garanteix que disposa de la base jurídica necessària per al tractament que encarrega, que ha informat els interessats conforme als articles 13 i 14 del RGPD, i que ha valorat, quan procedeixi, la necessitat de realitzar una avaluació d’impacte. El Responsable respondrà front a Innovageo Software de les conseqüències de l’incompliment d’aquestes garanties.

04Confidencialitat i personal autoritzat

Innovageo Software mantindrà la confidencialitat de les dades personals a les quals accedeixi amb motiu de l’encàrrec, obligació que subsistirà després de la finalització de la relació.

L’accés a les dades personals quedarà limitat al personal que necessiti conèixer-les per a praquestar els serveis. Innovageo Software garanteix que dit personal ha sigut informat de les seves obligacions i està subjecte a un deure de confidencialitat de naturalesa contractual o legal.

05Mesures de seguretat

Innovageo Software aplicarà les mesures tècniques i organitzatives apropiades per a garantir un nivell de seguretat adequat al risc, conforme a l’article 32 del RGPD, tenint en compte l’aquestat de la tècnica, els costos d’aplicació, i la naturalesa, l’abast, el context i els fins del tractament.

Dites mesures comprenen, entre altres, el control d’accés mitjançant autenticació individual i gestió de permisos per Projecte, el xifratge de les comunicacions, la segregació lògica de la informació de cada client, el registre de l’activitat rellevant, i la realització de còpies de seguretat en els termes previstos en els Termes del Servei.

Les mesures de seguretat podran evolucionar en funció de l’aquestat de la tècnica i de l’evolució dels serveis. Innovageo Software no les reduirà de forma que disminueixi el nivell de protecció de les dades. Aquest Acord no comporta l’obligació de mantenir certificacions concretes ni d’adherir-se a esquemes de certificació o codis de conducta determinats.

Correspon al Responsable configurar adequadament els permisos dels seus Projectes i el caràcter públic o restringit dels geoportals que publiqui, així com valorar amb caràcter previ la conveniència de publicar dades que puguin contenir informació personal. Innovageo Software no respon de les conseqüències d’una configuració de visibilitat decidida pel Responsable.

06Subencarregats

El Responsable autoritza de forma general a Innovageo Software a recórrer a altres encarregats del tractament (subencarregats) per a la praquestació dels serveis. Innovageo Software imposarà a dits subencarregats, per via contractual, obligacions de protecció de dades equivalents a les previstes en aquest Acord, i respondrà de la seva actuació en els termes de l’article 28.4 del RGPD.

A la data del present Acord, els subencarregats són els següents:

Subencarregat

Servei praquestat

Ubicació del tractament

Amazon Web Services EMEA SARL

Infraestructura d’allotjament, emmagatzematge, base de dades, processament asíncron, identitat i registre d’activitat de la plataforma.

Regió seleccionada pel Responsable (Unió Europea o Aquestats Units)

Stripe Payments Europe Ltd.

Gestió de subscripcions i tramitació dels pagaments i la facturació.

Unió Europea, amb possibles transferències a Aquestats Units

Innovageo Software comunicarà al Responsable, mitjançant avís remès a l’adreça de correu electrònic associada al Compte o mitjançant notificació en l’Aplicació, qualsevol alta o substitució de subencarregats, amb una antelació mínima de trenta (30) dies naturals. Durant dit termini el Responsable podrà oposar-se per motius raonables relatius a la protecció de dades; de no aconseguir-se una solució, el Responsable podrà resoldre els Termes del Servei sense penalització, amb reemborsament de la part proporcional de les quantitats abonades i no consumides, la qual cosa constituirà el seu remei únic per aquest motiu.

07Ubicació de les dades i transferències internacionals

El Responsable selecciona, en crear el seu compte, la regió en la qual desitgi que s’allotgen les dades dels seus Projectes. Innovageo Software no traslladarà les dades allotjades a una regió distinta de la seleccionada sense comunicar-ho prèviament al Responsable.

Quan la regió seleccionada pel Responsable es trobi dins de l’Espai Econòmic Europeu, el tractament es realitzarà en dit territori, sense perjudici dels accessos remots puntuals de suport tècnic necessaris per a la praquestació del servei.

Si el Responsable selecciona una regió situada fora de l’Espai Econòmic Europeu, la transferència internacional resultant s’emparerà en les Clàusules Contractuals Tipus aprovades per la Comissió Europea mitjançant la Decisió d’Execució (UE) 2021/914, o en el mecanisme de garantia adequat que resulti aplicable en cada moment, inclosa una decisió d’adequació de la Comissió Europea. L’elecció d’una regió fora de l’Espai Econòmic Europeu és una decisió del Responsable, al qual correspon valorar la seva adequació al tractament que pretengui realitzar.

08Assistència al Responsable

Drets dels interessats. Correspon al Responsable atendre les sol·licituds d’exercici de drets que rebi dels interessats. Innovageo Software posarà a la seva disposició les funcionalitats de l’Aplicació que permetin accedir, rectificar, exportar i suprimir les dades allotjades. Si un interessat dirigís la seva sol·licitud directament a Innovageo Software, aquesta li la remetrà al Responsable sense dilació indeguda, sense atendre-la pel seu compte.

Innovageo Software praquestarà al Responsable, tenint en compte la naturalesa del tractament i la informació de què disposi, l’assistència raonable que aquest li sol·licite per al compliment de les seves obligacions en matèria de seguretat, notificació de violacions de seguretat, avaluacions d’impacte i consultes prèvies a l’autoritat de control. Quan dita assistència excedeixi de la posada a disposició de la informació i de les funcionalitats ja existents en l’Aplicació, Innovageo Software podrà repercutir al Responsable un cost raonable, prèviament comunicat i acceptat.

09Violacions de la seguretat de les dades

Innovageo Software notificarà al Responsable, sense dilació indeguda des que tingui coneixement efectiu d’ella, qualsevol violació de la seguretat de les dades personals tractades per compte del Responsable, mitjançant avís a l’adreça de correu electrònic associada al Compte.

La notificació inclourà la informació de què Innovageo Software disposi en aquest moment sobre la naturalesa de la violació, les categories i el nombre aproximat d’interessats i de registres afectats, les possibles conseqüències i les mesures adoptades o proposades per a posar remei a la violació i mitigar els seus efectes. Quan no resulti possible facilitar aquesta informació simultàniament, es completarà de manera gradual sense dilació indeguda.

Correspon al Responsable valorar si la violació ha de notificar-se a l’autoritat de control i als interessats conforme als articles 33 i 34 del RGPD, i realitzar en el seu cas dites notificacions. La notificació d’Innovageo Software al Responsable no constitueix per si mateixa un reconeixement de responsabilitat ni de culpa.

10Informació i auditoria

Innovageo Software posarà a disposició del Responsable la informació raonablement necessària per a demostrar el compliment de les obligacions de l’article 28 del RGPD, mitjançant la documentació descriptiva de les seves mesures tècniques i organitzatives i, en el seu cas, els informes o certificacions de què disposi respecte de la seva infraestructura i dels seus subencarregats.

El dret d’auditoria del Responsable s’entendrà satisfet amb l’entrega de la documentació anterior. Només quan dita documentació resulti objectivament insuficient, o quan així ho exigeixi una autoritat de control competent, el Responsable podrà realitzar una auditoria, que s’ajustarà a les condicions següents: preavís mínim de trenta (30) dies naturals; una única auditoria per any natural, excepte requeriment de l’autoritat de control o violació de seguretat acreditada; abast limitat als tractaments objecte d’aquest Acord; realització en horari laboral i sense afectar la disponibilitat del servei ni la confidencialitat de la informació d’altres clients; subjecció del personal auditor a un deure de confidencialitat; i assumpció pel Responsable dels seus propis costos i dels costos raonables que l’auditoria generi a Innovageo Software.

11Supressió i devolució de les dades

A la finalització de la praquestació dels serveis, Innovageo Software suprimirà les dades personals tractades per compte del Responsable, conforme als terminis previstos en els Termes del Servei: durant els trenta (30) dies naturals següents al final de l’últim període de facturació les dades es conservaran en mode de només lectura, perquè el Responsable puga descarregar-les o exportar-les mitjançant les funcionalitats de l’Aplicació, i transcorregut dit termini s’eliminaran de forma definitiva.

Les còpies de seguretat existents s’eliminaran conforme al seu cicle ordinari de rotació, dins dels trenta (30) dies naturals següents, sense que Innovageo Software realitzi supressions selectives dins de dites còpies.

No obstant l’anterior, Innovageo Software podrà conservar les dades personals que resultin necessàries per al compliment d’una obligació legal, o per a la formulació, l’exercici o la defensa de reclamacions, degudament bloquejades i durant el termini de prescripció de les accions corresponents.

12Responsabilitat

La responsabilitat de les Parts en el marc del present Acord es regeix per l’article 82 del RGPD i, quant a la relació contractual entre elles, pels límits i exclusions previstos en la clàusula "Garanties i responsabilitat" dels Termes del Servei, que resultin d’aplicació de forma conjunta i acumulada als Termes del Servei i al present Acord.

Cada Part respondrà de les sancions i indemnitzacions que li siguin imposades per causes que li siguin exclusivament imputables.

13Duració, modificació i prevalença

El present Acord entra en vigor amb l’acceptació dels Termes del Servei i romandrà vigent mentre Innovageo Software tracti dades personals per compte del Responsable.

Innovageo Software podrà modificar aquest Acord per a adaptar-lo a novetats normatives, a resolucions de les autoritats de control o a canvis en els serveis, comunicant-ho amb una antelació mínima de trenta (30) dies naturals conforme al procediment previst en els Termes del Servei.

En cas de contradicció entre el present Acord i els Termes del Servei en matèria de protecció de dades personals, prevaldrà el que disposa aquest Acord. En el que no estiga previst expressament, resultarà d’aplicació el que disposin els Termes del Servei.

Tens dubtes?

Per a qualsevol consulta sobre aquest document, escriu-nos a support@neobora.ai o per correu postal a l’adreça indicada.

Innovageo Software SL
Plaza Vicente Andrés Estellés nº2 Bajo · 46950 Xirivella, España