Encargo de tratamiento

01Objeto y ámbito

El presente Acuerdo de Encargo de Tratamiento (en adelante, el "Acuerdo") regula el tratamiento de datos personales que Innovageo Software SLU, con CIF B70993019 y domicilio en Plaza Vicente Andrés Estellés nº2 Bajo, 46950 Xirivella (España) (en adelante, "Innovageo Software" o la "Encargada"), realiza por cuenta del Cliente (en adelante, el "Responsable") con motivo de la prestación de los servicios de la aplicación neobora.ai.

Este Acuerdo forma parte integrante de los Términos del Servicio y se celebra en cumplimiento del artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. La aceptación de los Términos del Servicio implica la aceptación del presente Acuerdo.

02Descripción del tratamiento

Conforme al artículo 28.3 del RGPD, el tratamiento encargado queda descrito en los siguientes términos:

Corresponde en exclusiva al Responsable determinar qué datos personales incorpora a la Aplicación. Innovageo Software no interviene en dicha decisión y no realiza un examen previo del contenido de los datos que el Responsable sube.

03Instrucciones del Responsable

Innovageo Software tratará los datos personales únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Responsable. Tienen la consideración de instrucciones documentadas el presente Acuerdo, los Términos del Servicio y las órdenes que el Responsable imparta mediante la configuración y el uso de las funcionalidades de la Aplicación.

Innovageo Software no utilizará los datos personales para finalidades propias, no los cederá a terceros salvo en los supuestos previstos en este Acuerdo o por obligación legal, y no adoptará decisiones sobre su tratamiento distintas de las necesarias para prestar los servicios.

Si Innovageo Software considerase que una instrucción del Responsable infringe la normativa de protección de datos, se lo comunicará sin dilación indebida, quedando facultada para suspender la ejecución de dicha instrucción hasta que el Responsable la confirme o la modifique.

El Responsable garantiza que dispone de la base jurídica necesaria para el tratamiento que encarga, que ha informado a los interesados conforme a los artículos 13 y 14 del RGPD, y que ha valorado, cuando proceda, la necesidad de realizar una evaluación de impacto. El Responsable responderá frente a Innovageo Software de las consecuencias del incumplimiento de estas garantías.

04Confidencialidad y personal autorizado

Innovageo Software mantendrá la confidencialidad de los datos personales a los que acceda con motivo del encargo, obligación que subsistirá tras la finalización de la relación.

El acceso a los datos personales quedará limitado al personal que necesite conocerlos para prestar los servicios. Innovageo Software garantiza que dicho personal ha sido informado de sus obligaciones y está sujeto a un deber de confidencialidad de naturaleza contractual o legal.

05Medidas de seguridad

Innovageo Software aplicará las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, conforme al artículo 32 del RGPD, teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación, y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento.

Dichas medidas comprenden, entre otras, el control de acceso mediante autenticación individual y gestión de permisos por Proyecto, el cifrado de las comunicaciones, la segregación lógica de la información de cada cliente, el registro de la actividad relevante, y la realización de copias de seguridad en los términos previstos en los Términos del Servicio.

Corresponde al Responsable configurar adecuadamente los permisos de sus Proyectos y el carácter público o restringido de los geoportales que publique, así como valorar con carácter previo la conveniencia de publicar datos que puedan contener información personal. Innovageo Software no responde de las consecuencias de una configuración de visibilidad decidida por el Responsable.

06Subencargados

El Responsable autoriza de forma general a Innovageo Software a recurrir a otros encargados del tratamiento (subencargados) para la prestación de los servicios. Innovageo Software impondrá a dichos subencargados, por vía contractual, obligaciones de protección de datos equivalentes a las previstas en este Acuerdo, y responderá de su actuación en los términos del artículo 28.4 del RGPD.

A la fecha del presente Acuerdo, los subencargados son los siguientes:

Innovageo Software comunicará al Responsable, mediante aviso remitido a la dirección de correo electrónico asociada a la Cuenta o mediante notificación en la Aplicación, cualquier alta o sustitución de subencargados, con una antelación mínima de treinta (30) días naturales. Durante dicho plazo el Responsable podrá oponerse por motivos razonables relativos a la protección de datos; de no alcanzarse una solución, el Responsable podrá resolver los Términos del Servicio sin penalización, con reembolso de la parte proporcional de las cantidades abonadas y no consumidas, lo que constituirá su remedio único por este motivo.

07Ubicación de los datos y transferencias internacionales

El Responsable selecciona, al crear su cuenta, la región en la que desea que se alojen los datos de sus Proyectos. Innovageo Software no trasladará los datos alojados a una región distinta de la seleccionada sin comunicárselo previamente al Responsable.

Cuando la región seleccionada por el Responsable se encuentre dentro del Espacio Económico Europeo, el tratamiento se realizará en dicho territorio, sin perjuicio de los accesos remotos puntuales de soporte técnico necesarios para la prestación del servicio.

08Asistencia al Responsable

Derechos de los interesados. Corresponde al Responsable atender las solicitudes de ejercicio de derechos que reciba de los interesados. Innovageo Software pondrá a su disposición las funcionalidades de la Aplicación que permitan acceder, rectificar, exportar y suprimir los datos alojados. Si un interesado dirigiese su solicitud directamente a Innovageo Software, esta se la remitirá al Responsable sin dilación indebida, sin atenderla por su cuenta.

Innovageo Software prestará al Responsable, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información de que disponga, la asistencia razonable que este le solicite para el cumplimiento de sus obligaciones en materia de seguridad, notificación de violaciones de seguridad, evaluaciones de impacto y consultas previas a la autoridad de control. Cuando dicha asistencia exceda de la puesta a disposición de la información y de las funcionalidades ya existentes en la Aplicación, Innovageo Software podrá repercutir al Responsable un coste razonable, previamente comunicado y aceptado.

09Violaciones de la seguridad de los datos

Innovageo Software notificará al Responsable, sin dilación indebida desde que tenga conocimiento efectivo de ella, cualquier violación de la seguridad de los datos personales tratados por cuenta del Responsable, mediante aviso a la dirección de correo electrónico asociada a la Cuenta.

La notificación incluirá la información de que Innovageo Software disponga en ese momento sobre la naturaleza de la violación, las categorías y el número aproximado de interesados y de registros afectados, las posibles consecuencias y las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación y mitigar sus efectos. Cuando no resulte posible facilitar esa información simultáneamente, se completará de manera gradual sin dilación indebida.

10Información y auditoría

Innovageo Software pondrá a disposición del Responsable la información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones del artículo 28 del RGPD, mediante la documentación descriptiva de sus medidas técnicas y organizativas y, en su caso, los informes o certificaciones de que disponga respecto de su infraestructura y de sus subencargados.

El derecho de auditoría del Responsable se entenderá satisfecho con la entrega de la documentación anterior. Solo cuando dicha documentación resulte objetivamente insuficiente, o cuando así lo exija una autoridad de control competente, el Responsable podrá realizar una auditoría, que se ajustará a las siguientes condiciones: preaviso mínimo de treinta (30) días naturales; una única auditoría por año natural, salvo requerimiento de la autoridad de control o violación de seguridad acreditada; alcance limitado a los tratamientos objeto de este Acuerdo; realización en horario laboral y sin afectar a la disponibilidad del servicio ni a la confidencialidad de la información de otros clientes; sujeción del personal auditor a un deber de confidencialidad; y asunción por el Responsable de sus propios costes y de los costes razonables que la auditoría genere a Innovageo Software.

11Supresión y devolución de los datos

A la finalización de la prestación de los servicios, Innovageo Software suprimirá los datos personales tratados por cuenta del Responsable, conforme a los plazos previstos en los Términos del Servicio: durante los treinta (30) días naturales siguientes al final del último periodo de facturación los datos se conservarán en modo de solo lectura, para que el Responsable pueda descargarlos o exportarlos mediante las funcionalidades de la Aplicación, y transcurrido dicho plazo se eliminarán de forma definitiva.

Las copias de seguridad existentes se eliminarán conforme a su ciclo ordinario de rotación, dentro de los treinta (30) días naturales siguientes, sin que Innovageo Software realice supresiones selectivas dentro de dichas copias.

No obstante lo anterior, Innovageo Software podrá conservar los datos personales que resulten necesarios para el cumplimiento de una obligación legal, o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones, debidamente bloqueados y durante el plazo de prescripción de las acciones correspondientes.

12Responsabilidad

La responsabilidad de las Partes en el marco del presente Acuerdo se rige por el artículo 82 del RGPD y, en cuanto a la relación contractual entre ellas, por los límites y exclusiones previstos en la cláusula "Garantías y responsabilidad" de los Términos del Servicio, que resultan de aplicación de forma conjunta y acumulada a los Términos del Servicio y al presente Acuerdo.

Cada Parte responderá de las sanciones e indemnizaciones que le sean impuestas por causas que le sean exclusivamente imputables.

13Duración, modificación y prevalencia

El presente Acuerdo entra en vigor con la aceptación de los Términos del Servicio y permanecerá vigente mientras Innovageo Software trate datos personales por cuenta del Responsable.

Innovageo Software podrá modificar este Acuerdo para adaptarlo a novedades normativas, a resoluciones de las autoridades de control o a cambios en los servicios, comunicándolo con una antelación mínima de treinta (30) días naturales conforme al procedimiento previsto en los Términos del Servicio.

En caso de contradicción entre el presente Acuerdo y los Términos del Servicio en materia de protección de datos personales, prevalecerá lo dispuesto en este Acuerdo. En lo no previsto expresamente, resultará de aplicación lo dispuesto en los Términos del Servicio.